We weten uit onderzoek dat 89% van de geregistreerde gebruikers een gevuld profiel heel belangrijk vindt, dus aan jou de taak om je organisatie zo goed mogelijk op de kaart te zetten! Een foto bij je eigen profiel is niet verplicht, maar helpt wel. Bij het organisatieprofiel kies je voor een logo en zorgt dat contactgegevens en beschrijving ingevuld zijn. 

Het eerste wat potentiële vrijwilligers zien, is de titel en de eerste zin van de vacature. Op kleine tablets en mobiel (gebruikt door meer dan de helft van de websitebezoekers!) is de titel bepalend voor de keuze of er wel of niet doorgeklikt wordt om meer te lezen. Je krijgt dus één kans om die eerste indruk te maken. Spring uit de band en zorg voor een pakkende omschrijving. Woorden als 'vrijwilliger' en 'gezocht' horen niet thuis in de titels. Je post immers een vacature op een website voor vrijwilligerswerk. Gebruik de beschikbare ruimte liever voor een titel die opvalt en aanspreekt. Leef je even in in de manier van zoeken van de vrijwilliger. En hoe concreter, hoe beter! Wat zou jou aanspreken?

1. Maatje gezocht voor kind met handicap --> Fietsen met Marjolein (8)
2. Vrijwilliger voor creatieve activiteiten --> Knutsel een vogelhuisje met ouderen

Naast de titel zijn ook de eerste 20 woorden zichtbaar op de zoekresultatenpagina en in de e-matchmailtjes die we naar beschikbare vrijwilligers sturen. Maak de lezer in deze 20 woorden nieuwsgierig, zodat hij jouw vacature opent om verder te lezen.

Je vacature is bedoeld om te werven. Uiteraard heb je veel informatie die belangrijk is om te vermelden. Beperk je tot wat noodzakelijk is. Stel jezelf de vraag of het relevant is om te vermelden. Algemene informatie over jullie organisatie past beter in het organisatieprofiel dan in elke vacature. Vermijd (vak)jargon. Haal alle overbodige werkwoorden uit je tekst zoals kunnen, worden, zouden en mogen. Vermijd ook passieve en lijdende zinnen zoals ‘het leren van liedjes aan kinderen’ of ‘het begeleiden van ouderen’. Gebruik actievere zinnen zoals ‘kinderen liedjes leren’ en ‘ouderen begeleiden’. 

Laat twijfelwoorden achterwege zoals misschien, eventueel en mogelijk. Als je flexibel bent of open staat voor ideeën van de ander, geef dan aan dat je dat graag met de vrijwilliger wil invullen. Flexibiliteit hierin is dé trend van dit jaar en wordt door vrijwilligers ontzettend gewaardeerd. 

Wees concreet. Wat moet er precies gebeuren? Maak duidelijk wat je van een vrijwilliger verwacht: hoe vaak, hoe lang, wanneer? Als iemand meteen aan jouw vraag kan zien dat het in zijn of haar week past, wordt het makkelijker voor diegene om te reageren. Niemand wil graag eerst 'ja' zeggen en daarna toch 'nee'. Door heel duidelijk te zijn in je vraag voorkom je teleurstelling bij jou en de ander. Bij vacatures voor maatjes is het belangrijk aan te geven voor wie je op zoek bent naar hulp. Maak het persoonlijk, bijvoorbeeld ‘Kletsen met 78-jarige autoliefhebber’ of ‘Mevr L (54 jaar) zoekt wandelmaatje’.  

Vertel aan potentiële vrijwilligers hoe leuk het is om bij jullie aan de slag te gaan. En dat hoeft heus niet over vergoedingen te gaan maar juist over het supergezellige team, de mogelijkheid de taal te leren, een kerstattentie, trainingen. Vraag eens aan je huidige vrijwilligers naar hun belangrijke motivaties om dit werk te doen. Wat levert dit vrijwilligerswerk hen op? Bijvoorbeeld: 

• je doet ervaring op
• een goed en voldaan gevoel
• je wordt zeer gewaardeerd
• je ontwikkelt jezelf
• je breidt je kennissenkring uit
• staat goed op je cv
• gratis lidmaatschap
• uitjes en extraatjes
• training en/of intervisie
• gezelligheid
• of, denk eens buiten kaders, bijvoorbeeld: je krijgt een gezonde buitenkleur (bijvoorbeeld bij tuinwerk) 

Wil je het schaap met de vijf poten? Met lange takenlijsten of mega functiebeschrijvingen schrik je mensen af. Begin met kleinere taken of splits je vacatures op (zie tip 7). Zijn er veel verschillende taken, noem dan een selectie in de vacaturetekst. De rest komt bij de kennismaking. En onthoud: een schaap met drie poten kan ook veel betekenen!

Met eenmalige of kortdurende vrijwilligersklussen geef je (potentiële) vrijwilligers de kans om op een laagdrempelige manier kennis te maken met vrijwilligerswerk en/of jouw organisatie. Flexibele vragen zijn anno nu erg in trek en leveren veel meer reacties op. Veel van de vrijwilligers die je op deze manier ontmoet, zetten zich daarna -als ze ontdekt hebben dat helpen happy maakt- nog vaker in, ook voor structurele klussen! Als er niet standaard eenmalige vrijwilligersklussen zijn bij jullie organisatie dan kun je deze mogelijk wel creëren: 

• Denk aan een estafette oplossing: Je vraagt vrijwilligers om 2-3x te komen helpen bij een activiteit. Elke keer is de helft van de aanwezige vrijwilligers ervaren en de rest nieuw. Samen komen ze er dan prima uit. 
• Voor veel activiteiten werkt het prima als er één vrijwilliger coördineert en anderen aansluiten wanneer ze beschikbaar zijn. Denk daarbij aan het wandelen met mensen in een rolstoel (coördinator geeft korte instructie vooraf), koffiedrinken met ouderen (coördinator wijst het koffiezetapparaat) of wekelijkse bingo (waar liggen de bingokaarten?). 
• Organiseer een brainstorm met collega’s en vrijwilligers en bedenk zelf laagdrempelige vrijwilligersklussen! 

Hoe ver ben jij bereid te fietsen naar een vrijwilligersklus? Ook als het regent? Natuurlijk is dat voor iedereen anders. Vul de postcode in van de locatie waar de vrijwilliger naartoe moet komen. Hoe concreter de vacature is, hoe duidelijk het is welke postcode je moet kiezen. Een maatje voor meneer X? Dan de postcode van zijn huis. Hulp in een buurthuis? Gebruik die locatie. Het systeem stuurt je vacatures automatisch naar de juiste vrijwilligers toe. Daarnaast kan elke vrijwilliger natuurlijk ook zelf online zoeken tussen de vacatures. Misschien vindt hij het wel helemaal geen probleem om wat verder te rijden voor die ene fantastische klus die precies aansluit bij zijn interesses! Je mag maximaal 3 categorieën aanvinken. Is jouw vacature uit te voeren in heel Culemborg? Stuur dan een berichtje naar het projectteam nadat je de vacature hebt geplaatst.

Let op spelling, hoofdlettergebruik en interpunctie. Een tekst vol fouten staat niet professioneel. Houd je tekst leesbaar en overzichtelijk. Gebruik bullets, leestekens en bij een lange tekst begin je af en toe op een nieuwe regel. 

Dit is misschien wel de meest waardevolle tip die we je gaan geven. Want je kunt denken dat je alles nog zo goed hebt ingevuld, er kan altijd een foutje in sluipen. Kijk daarom altijd hoe jouw geplaatste vacature er 'aan de voorkant' uitziet. De nieuwste vacatures komen bovenaan in de zoekresultaten te staan. Heb extra aandacht voor:

• Is je hele titel zichtbaar? 
• Weet je gelijk wat je gaat doen, als je de eerste 2 regels leest? 
• Staan er geen persoons- of andere contactgegevens in je vacature? Het systeem verwijdert deze automatisch en dan staat er in je tekst: [telefoonnummer verborgen] of [website verborgen].